¿Por qué seguimos esta práctica?

(Completar el porqué)

Que son las Carpetas Compartidas (Shared Drives)

En 23people, usamos los servicios de Shared Drives de Google Drive para la creación de documentos operativos y su almacenaje. Principalmente, documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones. Lo siguiente, está diseñado para orientar a todos los profesionales de nuestra organización en la gestión efectiva y eficiente de documentos de trabajo. En un mundo cada vez más digital, los Shared Drives proporcionan una plataforma robusta y fácil de usar para almacenar, acceder y colaborar en archivos, asegurando simultáneamente su seguridad y disponibilidad.

Esta guía servirá como su mapa de ruta, explorando el porqué, cuándo y cómo usar Shared Drives, desde la creación de un Shared Drive hasta la gestión de permisos y la colaboración en tiempo real. Con el objetivo de mejorar la productividad y la gestión de documentos, esperamos que esta guía les capacite para utilizar Google Drive de manera efectiva y les invite a aprovechar al máximo esta valiosa herramienta.

Los Shared Drives de Google Drive son una herramienta de almacenamiento en la nube diseñada para facilitar la colaboración en equipos y organizaciones. A diferencia de un espacio de almacenamiento de Google Drive personal, que está vinculado a un usuario individual, los Shared Drives pertenecen a toda la organización. Esto significa que los archivos y carpetas almacenados en un Shared Drive son accesibles a todos los miembros de ese Drive, independientemente de quién los creó.

El uso de Shared Drives ofrece una serie de ventajas para nuestra empresa. En primer lugar, permite una colaboración en tiempo real, con múltiples personas capaces de trabajar en un mismo documento simultáneamente. Además, proporciona una ubicación centralizada para todos nuestros documentos importantes, lo que facilita su localización y acceso.

Una ventaja crucial de los Shared Drives es la continuidad que proporcionan. Dado que los archivos no están vinculados a un individuo, si un miembro del equipo deja la empresa o se ausenta, los archivos seguirán estando disponibles para el resto del equipo.

Los Shared Drives también ofrecen sólidas características de seguridad y control. Podemos administrar fácilmente quién tiene acceso a qué archivos, y qué pueden hacer con ellos, ya sea ver, comentar, editar o compartir.

Cómo accedo a los Shared Drives

El siguiente es el enlace a los Shared Drives:

https://drive.google.com/drive/u/0/shared-drives

Como usar Shared Drives

A continuación, se indica un enlace para acceder a la documentación oficial de la herramienta.

https://support.google.com/a/users/answer/7212025?visit_id=638266716596706979-3326742284&hl=es&rd=1

Control de acceso a documentos

El acceso a documentos es un punto muy importante de la seguridad de nuestros documentos. De nada sirve tener un sistema robusto de seguridad y controles de acceso si es que no usan correctamente o si se permite el acceso sin control premeditado.

Existe un principio que guía el acceso a los documentos y es conocido como: Principio de menor privilegio. Este, establece que en un sistema de información, cada usuario debe tener los privilegios más restrictivos posibles para realizar sus funciones. Esto minimiza el riesgo potencial que podría surgir si ese usuario fuera comprometido de alguna manera.

Al aplicar este principio en el uso de Shared Drives de Google Drive, la decisión de cuándo crear un nuevo shared drive o cuándo simplemente otorgar acceso a una carpeta específica depende del tipo de acceso y nivel de control que quieras que tengan los usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo crear un nuevo Shared Drive y cuando solo crear una carpeta específica dentro de un Shared Drive con acceso limitado?

Lo siguiente puede guiar.

Crear un nuevo Shared Drive

Se recomienda crear un Shared Drive cuando se necesita un alto grado de control y cuando la colaboración es requerida entre un grupo de personas a largo plazo. Los Shared Drives son ideales cuando:

• Necesitas compartir una gran cantidad de archivos con un equipo o un grupo de personas.
• Los archivos que se comparten son de propiedad colectiva, es decir, pertenecen al grupo en lugar de a un individuo.
• Necesitas establecer diferentes niveles de permisos para diferentes miembros del equipo.
• Quieres asegurarte de que los archivos se mantengan incluso si el creador original deja la organización.

Otorgar acceso a una carpeta específica

Este enfoque puede ser útil cuando:

• Solo se necesita compartir un número limitado de archivos o documentos.
• La colaboración requerida es temporal o por un proyecto específico que tiene una fecha de finalización clara.
• Los archivos son propiedad de una sola persona y esta persona necesita mantener el control total sobre quién puede acceder a ellos.
• No necesitas niveles granulares de acceso. En las carpetas normales de Google Drive, solo puedes asignar permisos a nivel de carpeta, no a archivos individuales dentro de la carpeta.

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Recuerda

Siempre es mejor errar en el lado de otorgar menos acceso para mantener segura la información y solo otorgar permisos adicionales cuando sea necesario.