Principios sobre la documentación

👍

Acceso

Toda la información es accesible desde la web desde distintos dispositivos.

📘

Protección de datos

Debemos proteger el acceso a la información estratégica, de clientes, proveedores y la información personal de trabajadores y postulantes. Sólo poseen acceso los roles que trabajan directamente con la información.

👍

Colaboración

Entendemos la documentación como un trabajo colaborativo en el que participan muchas personas. Favorecemos sistemas que nos permiten trabajar de forma concurrente en un mismo documento.

📘

Transparencia

Creemos en la transparencia como un activo y un diferenciador que nos entrega una ventaja competitiva frente a nuestros clientes y profesionales que postulan a nuestra empresa. Hacemos pública toda la información que no esté en contra del principio de protección de datos.

👍

Simplificación

La estructura de la información debe cumplir con el criterio de simplicidad y establecer una jerarquía entendible y que permita intuir donde encontrar la información que buscamos y que el acceso a ella no requiera de más de 5 niveles en carpetas para llegar a ella. La documentación siempre debe estar almacenada con los documentos relacionados. Así la documentación sobre un proyecto debe existir en una única carpeta con distintas sub-carpetas separadas por roles.

Prácticas

• Todos los documentos se administran, crean y editan de forma online en Google Drive y sus aplicaciones asociadas

❗️

No trabajamos con archivos locales. Nuestra información siempre está centralizada y disponible online.

• Toda información de la empresa y/o compartida debe ir en su correspondiente carpeta dentro del shared drive.

👍

Shared Drive, shared drive, shared drive, ...

• Existe una única copia de cada archivo dentro de la organización al que pueden acceder o editar múltiples personas a la vez. Los archivos pueden tener múltiples versiones.
• Archivos privados o temporales se crean en las carpetas de cada usuario en drive. Si se desea compartir entonces debe copiarse a la carpeta correspondiente en el share drive. No es necesario cambiar los permisos del documento.
• Se privilegia dar acceso a las carpetas por sobre los archivos. El acceso debe asignarse a los roles específicos más que a personas.

❗️

No está permitido dar acceso a documentos a personas fuera de la organización.

Se permite compartir la información en formato PDF con todas nuestras contrapartes utilizando el correo de la compañía siempre que se cumpla con el principio de protección de datos.

¿Cómo crear un documento?

1. Primero decide si el documento lo vas a compartir o no.
2. Si no vas a compartirlo entonces creas el documento en donde quieras en base a tu propia organización y sistema de nombrado
3. Si vas a compartirlo entonces debes elegir la carpeta del shared drive donde debe ir el documento. Debes seguir la convención sobre el sistema de nombrado de archivos de 23people.
4. En caso de que no exista la carpeta, puedes crear la carpeta en la ubicación del shared drive siempre que respetes el principio de simplificación.
5. Luego creas el documento y este será automáticamente compartido a roles correspondientes.

Puedo utilizar Microsoft Office

NO. No es posible utilizar aplicaciones que no tengan la licencia comprada por 23people. Utilizamos Google Drive y sus aplicaciones asociadas: Google Docs, Spreadsheets, etc. En casos específicos podemos compartir con nuestros clientes información en alguno de los formatos soportados por Google que incluyen tipos de archivo Microsoft Office. En ningún caso ése tipo de archivos se debe convertir en oficial para el intercambio de información.

👍

Adobe PDF no editable es el único tipo de archivo aprobado para el intercambio de documentación con clientes, proveedores y trabajadores.

Uso de espacios de trabajo y/o accesos directos

Si no estás de acuerdo con la organización de los archivos en 23people, puedes generar tu propia estructura y además mantener la política de documentación requerida utilizando espacios de trabajo, donde tienes acceso a documentos y carpetas con las que trabajas regularmente, y con accesos directos a documentos en tu propia estructura documental.

Firma de documentos

El mecanismo oficial de firma de documentos electrónicos es Docusign. El proceso para firmar un documento creado por nosotros es el siguiente:

1. Crear el documento en el Shared Drive correspondiente.
2. Bajar la versión en Pdf
3. Pedirle a Carolina Machuca que deje el documento para firma en Docusign y enviarle la lista con los correos de las personas que deben firmar.
4. Una vez finalizada la firma por todas las partes solicitar a quien firmó por nuestra empresa la copia del documento firmado y almacenarlo en el shared drive agregando al nombre del archivo el texto "-firmado" o "-signed".